AI 도구가 멈췄을 때, 오늘 끝내야 할 일은 어떻게 이어갈까요?

매일 아침 자동으로 받던 보고서가 오늘은 오지 않습니다. 어느 AI 기능을 썼는지, 자료는 어디에 있는지, 누가 설정했는지부터 찾아야 한다면 보고서 작성보다 확인에 시간이 더 들 수 있습니다.

도구가 잘 돌아가는 동안에는 이런 질문을 미루기 쉽습니다. 이번 일요일에는 중요한 업무 하나만 골라, AI가 멈췄을 때 이어갈 방법을 적어 보십시오.

도구 목록에 업무 이름을 붙입니다

‘우리 팀은 ChatGPT와 문서 자동화 도구를 쓴다’는 목록만으로는 장애가 났을 때 무엇부터 처리할지 알기 어렵습니다.

그 도구가 맡고 있는 일을 붙이면 상황이 달라집니다. 예를 들어 ‘고객 문의를 분류한다’, ‘매주 영업 보고서 초안을 만든다’, ‘회의 후 할 일을 정리한다’고 적는 것입니다.

범위도 구체적일수록 좋습니다. 서비스 전체보다 실제로 필요한 기능이나 연결을 적어 보십시오. 회사 드라이브 연결이 필요한지, 특정 모델을 불러오는 자동화인지에 따라 확인할 대상이 달라집니다.

하나를 바꿨더니 여러 자료를 다시 확인해야 했던 글에서는 변경 이후의 영향을 살펴봤습니다. 이번에는 잘 돌아갈 때 미리 연결 관계를 적어 둡니다.

한 문장으로 시작하고, 대안을 한 줄 붙입니다

먼저 이 문장을 채워 보십시오.

이 기능이 멈추면, 어떤 일이 늦어지거나 중단되는가?

그다음 ‘오늘 하루는 어떻게 이어갈 것인가’를 적습니다. 기능을 완전히 대체할 시스템부터 만들 필요는 없습니다. 중요한 업무가 하루를 버틸 방법을 먼저 찾으면 됩니다.

아래는 작성 방법을 보여 주기 위한 가상 예시입니다.

대안은 이름만 적어서는 부족합니다. 필요한 원자료에 접근할 수 있는지, 그 일을 맡을 사람이 있는지 한 번 확인해 두면 좋겠습니다.

빈칸은 확인할 질문으로 남깁니다

‘무엇이 영향을 받는지 모르겠다’고 해서 영향이 없다고 결론내릴 수는 없습니다. 관련 담당자에게 확인하고, 아직 파악되지 않은 부분으로 남깁니다.

업무는 아는데 어떤 도구가 처리하는지 모른다면 설정한 사람과 실행 위치를 찾습니다. 도구는 아는데 대안이 없다면, 그 업무를 잠시 늦춰도 되는지와 수동 처리에 필요한 시간을 확인합니다.

영향을 충분히 살펴본 뒤 없어도 지장이 작다고 판단한 작업은 우선순위를 낮추면 됩니다. 확인하지 못한 상태와 영향이 작은 상태를 구분하는 것이 중요합니다.

지난주에는 다시 손댄 일을, 이번에는 잘 돌아가는 일을 봅니다

지난 일요일 글에서는 AI에게 맡겼다가 사람이 다시 고친 부분을 다음 요청에 반영하는 방법을 다뤘습니다.

오늘은 손이 덜 가는 업무를 돌아봅니다. 잘 돌아가서 신경 쓰지 않았던 일일수록, 누가 어떤 자료와 기능으로 처리하는지 다시 적어 볼 가치가 있습니다.

거창한 비상계획까지 만들지 않아도 됩니다. 이번 주에 AI에게 맡긴 중요한 업무 하나를 골라 사용 기능, 멈췄을 때의 영향, 하루 동안 쓸 대안, 확인할 담당자를 적어 두십시오.

다음에 변경이나 장애 공지를 받았을 때, ‘누가 쓰고 있었지?’부터 다시 시작하지 않을 수 있습니다.