같은 안내를 두 문서에 적었더니, 하루 만에 내용이 달라졌습니다

교육을 이틀 앞두고, 참가자들이 미리 설치할 프로그램 안내를 만들고 있었습니다. 전날 한 장짜리 짧은 안내문을 만들어 두었고, 그날은 화면 캡처를 넣은 자세한 안내서를 따로 만들었습니다. 같은 폴더에 두 문서가 나란히 놓였습니다.

안내서에 「내려받는 주소를 정확히 적자」는 말을 듣고, 실제 내려받기 페이지를 다시 열어 봤습니다. 그리고 전날 만든 안내문이 틀렸다는 걸 알았습니다.

하루 만에 두 문서가 갈라져 있었습니다. 둘 다 제가 쓴 문서였습니다.

바깥 화면은 우리 문서와 상관없이 바뀝니다

전날 안내문에는 「앱 스토어에서 이 이름으로 검색하세요」라고 적혀 있었습니다. 그런데 그날 실제 페이지는 달랐습니다. 앱 이름이 바뀌어 있었고, 스토어가 아니라 페이지의 단추를 누르면 설치 파일을 바로 내려받는 방식이었습니다. 페이지에는 「기존 앱 사용자는 새 이름의 앱으로 업데이트하라」는 안내까지 붙어 있었습니다.

전날 안내문대로 하면, 참가자는 스토어에서 옛 이름을 검색하다 못 찾고 거기서 멈춥니다.

바깥 화면은 우리 일정과 상관없이 바뀝니다. 그래서 같은 절차를 두 문서에 적어 두면, 화면이 한 번 바뀔 때 먼저 고친 쪽과 안 고친 쪽이 생깁니다. 이건 부지런함의 문제가 아닙니다. 두 벌이 있는 한 언젠가는 생기는 일입니다.

캡처가 진짜라서, 오히려 더 믿었습니다

이 차이를 알아챈 건 페이지를 찍어서가 아니라 눌러 봐서였습니다.

처음에는 페이지 화면만 찍어 두려 했습니다. 화면을 찍는 것만으로는 아무것도 몰랐을 겁니다. 찍힌 화면은 진짜였으니까요. 그런데 단추를 실제로 눌러 보니, 브라우저가 스토어를 여는 대신 설치 파일을 어떻게 할지 물었습니다. 그제야 절차가 다르다는 게 보였습니다.

여기서 무서운 조합이 하나 보였습니다. 캡처는 오늘 것이고, 절차 설명은 예전 기억으로 쓴 것인 경우입니다. 화면이 진짜라서, 옆에 적힌 설명까지 같이 믿게 됩니다. 안내서에 캡처를 넣을 때는 그 화면을 보는 게 아니라, 그 화면에서 적힌 대로 해 봐야 합니다.

두 벌을 맞추지 말고, 한 벌로 줄입니다

처음에는 전날 안내문의 틀린 부분만 고치려 했습니다. 그런데 고치고 나도 구조는 그대로입니다. 두 문서 모두에 설치 절차가 있으니, 다음에 화면이 또 바뀌면 또 한쪽만 낡습니다.

그래서 방법을 바꿨습니다. 전날 안내문에만 있던 내용(두 번째 프로그램 설치)을 자세한 안내서 안으로 옮기고, 짧은 안내문은 배포 목록에서 내렸습니다. 파일은 지우지 않고 보관했습니다. 이제 참가자에게 가는 설치 안내는 한 개입니다.

같은 원리가 여러 곳에 그대로 적용됩니다.

한 벌로 줄이는 방법은 두 가지뿐입니다. 정말 하나로 합치거나, 한쪽이 다른 쪽에서 가져다 쓰게 하거나. 두 문서를 나란히 두고 「고칠 때 둘 다 고치자」고 약속하는 것은 방법이 아닙니다. 그 약속은 바쁜 날 가장 먼저 깨집니다.

AI에게 다시 만들어 달라고 했더니 어제 고친 것이 사라졌다는 글은 원본을 다시 만들면서 손으로 고친 것이 지워지는 문제였습니다. 이 글은 반대 방향입니다. 원본이 둘이어서 한쪽에만 고친 것이 남는 문제입니다. 두 경우 모두 답은 「어느 것이 원본인지 하나로 정해 두기」에서 시작합니다.

같은 내용을 적은 문서가 몇 벌인지 세어 보십시오

이번 주에 남에게 보낼 안내문이나 매뉴얼이 있다면, 보내기 전에 한 가지만 확인해 보십시오.

이 문서에 적힌 절차가, 다른 문서에도 적혀 있나?

두 곳에 있다면 지금은 같더라도 언젠가는 갈라집니다. 그리고 갈라진 걸 발견하는 건 대개 보내기 직전입니다.