「확인했습니다」 뒤에, 무엇을 몇 개 봤는지 한 줄 붙이십시오

AI와 함께 100장이 넘는 발표 자료를 고친 날이었습니다. 다시 뽑은 뒤 화면 네 장을 열어 보고, 보고란에 「화면 확인 완료」라고 적었습니다.

돌아온 답은 한 줄이었습니다. 「글자 위치나 겹친 곳은 못 봤나요?」

틀린 말을 적은 것은 아닙니다. 네 장은 정말 봤고, 그 네 장에는 문제가 없었습니다. 문제는 본 범위를 적지 않았다는 것이었습니다.

범위가 없는 「확인」은, 전부 본 것으로 읽힙니다

「확인했습니다」에는 범위가 들어 있지 않습니다. 그래서 받는 사람이 그 빈칸을 스스로 채웁니다. 대개 가장 넓게 채웁니다. 전부 봤다는 뜻으로 읽는 것입니다.

쓴 사람은 거짓말을 한 적이 없습니다. 받는 사람도 잘못 읽은 게 아닙니다. 한 낱말을 두 사람이 서로 다른 크기로 이해했을 뿐입니다. 그래서 이 차이는 누구도 알아채지 못한 채 다음 단계로 넘어갑니다.

한 줄에 세 가지를 붙입니다

고치는 방법은 간단합니다. 「확인했습니다」 뒤에 다음 세 가지를 붙입니다.

• 무엇을 — 어느 파일, 어느 판을 봤는가
• 몇 개 중 몇 개를 — 전부인가, 일부인가
• 무엇으로 — 눈으로 봤나, 도구로 쟀나, 원자료와 맞춰 봤나

범위를 붙이면 보고가 길어지는 대신 받는 사람이 할 일이 정해집니다. 「나머지는 아직입니다」를 읽은 사람은 나머지를 누가 볼지 정할 수 있습니다. 「확인했습니다」만 읽은 사람은 그럴 기회가 없습니다.

AI에게 확인을 맡길 때도 같습니다. AI가 「검토를 마쳤습니다」라고 하면 한 번 더 물어보십시오. 「몇 개 중 몇 개를, 무엇과 대조했나요?」 그 답에 범위가 없으면, 그 확인은 아직 끝난 것이 아닙니다.

눈이 원래 약한 곳은, 도구로 잽니다

범위를 적다 보면 한 가지가 더 보입니다. 어떤 것은 눈으로 전부 넘겨 봐도 잡히지 않습니다. 그날도 나머지를 전부 넘겨 봤지만 처음엔 한 건도 찾지 못했습니다. 그런데 상자 위치를 숫자로 꺼내 재 보니 70건이 넘게 나왔습니다.

눈이 약한 자리는 대개 세 가지입니다.

• 겹친 것. 같은 글자가 같은 자리에 두 번 찍히면 글씨가 조금 두꺼워 보일 뿐입니다.
• 빠진 것. 제목만 있고 내용이 비어 있으면 「원래 이런 모양인가 보다」 하고 넘어갑니다. 없는 것은 안 보입니다.
• 아주 작은 차이. 글자가 선에 0.1cm 붙어 있으면 「좀 붙었네」 정도로 보입니다.

이런 것은 열심히 본다고 잡히지 않습니다. 사람 눈이라는 도구가 원래 약한 곳이기 때문입니다. 이럴 때는 AI에게 「이 파일에서 서로 겹친 상자와, 제목은 있는데 내용이 빈 칸을 전부 목록으로 뽑아 줘」라고 시키는 편이 빠릅니다. 그리고 보고에는 「겹침과 빈칸은 도구로 전부 쟀습니다」라고 적습니다. 이것도 「무엇으로」의 한 줄입니다.

「무엇을」에는 어느 판인지도 들어갑니다. 그날 검수용으로 열었던 미리보기 그림 중 하나는, 알고 보니 며칠 전 판이었습니다. 이름에 번호가 붙어 있어 최신이라고 믿었습니다. 「어제 판 기준입니다」 한마디가 있었다면 받는 사람이 먼저 물어봤을 것입니다.

겹친 슬라이드 한 장을 규칙으로 바꾸니 여덟 장이 나왔다는 글은 눈으로 찾은 하나를 규칙으로 넓혀 전부를 세는 방법이었습니다. 「다 고쳤다」는 검색으로 증명되지 않는다는 글은 여러 문서를 나란히 놓고 스스로 완료를 확인하는 방법이었습니다. 이번 글은 그다음 자리, 확인한 것을 남에게 전하는 한 줄입니다. 확인을 잘해도 범위를 빼고 전하면, 받는 사람에게는 확인하지 않은 부분까지 확인된 것으로 넘어갑니다.

오늘 해 보실 것

오늘 보내는 확인 보고 하나에, 아래 한 줄을 붙여 보십시오.

○○ 중 ○개를, ○○으로 확인했습니다. 나머지는 ○○입니다.

빈칸을 채우다가 막히는 자리가 있다면, 거기가 아직 확인하지 않은 곳입니다.