자동화를 연결하기 전에, 멈출 칸 하나부터 표시하십시오

이 코너는 오늘 바로 따라 하는 동작 하나만 다룹니다. 읽는 데 3분, 해보는 데 5분입니다.

한눈에 보기

핵심자동화는 연결하기 전에, 되돌리기 어려워지는 칸 바로 앞에 사람 확인선부터 긋습니다.

바로 할 일자동화할 업무를 다섯 칸으로 적고, 되돌리기 어려운 첫 칸 앞에 선 긋기

1. 자동화는 이상해도 멈추지 않습니다

반복되는 일을 자동화로 묶어 보면 처음엔 기분이 좋습니다. 문의가 들어오면 분류하고, 답장 초안을 만들고, 보내고, 기록까지 남깁니다. 손댈 게 없죠.

그러다 이런 날이 온다고 가정해 보겠습니다.

분류가 살짝 틀린 문의 하나가 들어옵니다. 사람이었다면 “어, 이건 좀 다른데” 하고 손을 멈췄을 겁니다. 자동화는 멈추지 않습니다. 틀린 분류대로 초안을 만들고, 그 초안을 그대로 보내고, 보냈다는 기록까지 깔끔하게 남깁니다.

실행 기록만 보면 전부 성공입니다. 오류 표시도 없고요. 틀린 건 결과 쪽입니다.

전에 「AI가 ‘됐다’고 해도, 일이 끝난 게 아닙니다」라는 글에서, 자동화가 끝나면 결과를 눈으로 끝까지 보자고 썼습니다. 그런데 문의 답장처럼 밖으로 나가는 일은 끝에서 보면 이미 상대가 읽은 뒤입니다. 그래서 오늘은 그 확인을 흐름 앞쪽으로 당겨 옵니다.

자동화를 만들 때 우리는 보통 어디서 시작할지를 먼저 고민합니다. 무엇이 들어오면 돌기 시작하는지요.

저는 순서를 거꾸로 합니다. 시작보다 어디서 멈출지를 먼저 적습니다.

칸마다 사람이 확인하자는 말은 아닙니다. 그러면 자동화한 의미가 없어집니다. 멈출 칸은 대개 하나면 됩니다. 문제는 그 하나를 어디에 두느냐입니다.

기준은 틀렸을 때 되돌리기 가장 비싼 칸, 그 바로 앞입니다.

이 기준은 「‘확인만 하겠습니다’라는 코드가 가장 위험합니다」에서 쓴 「되돌릴 수 있는 만큼만 맡길 수 있다」와 같은 뿌리입니다. 그 글은 AI가 이미 손을 쓴 뒤에 되돌릴 길을 찾는 이야기였고, 오늘은 같은 기준을 연결하기 전에 종이 위에서 먼저 써 보는 쪽입니다.

되돌리기 비싼 칸은 대개 밖으로 나가거나 지워지는 칸입니다. 메일 발송, 외부 공유, 결제 요청, 원본 삭제 같은 것들이요. 안에서 틀린 건 다시 돌리면 되지만, 밖으로 나갔거나 지워진 건 주워 담기 어렵습니다.

칸마다 틀렸을 때 되돌리는 비용을 땅의 깊이로 그려 보면 이렇게 생겼습니다.

선이 내려간 깊이는 틀렸을 때 되돌리는 비용을 비교한 예시입니다. 밖으로 나가는 칸에서 비용이 뜁니다.

예를 들어 보겠습니다. 매일 들어오는 고객 문의 메일에 답하는 일을 자동화한다고 가정해 보죠.

먼저 업무를 다섯 칸 안으로 적습니다. 도구 이름은 쓰지 않습니다.

오른쪽 열을 채우고 나면 답이 보입니다. 4번이 유일하게 밖으로 나가는 칸입니다. 그러니 사람 확인은 3번과 4번 사이에 둡니다. 초안까지는 알아서 만들게 두고, 보내기 버튼은 사람이 누르는 거죠.

다섯 칸, 오른쪽 열, 선 하나. 그게 전부입니다.

두 경우만 따로 보시면 됩니다.

밖으로 나가는 칸이 둘 이상 나오면, 먼저 오는 칸 앞에서 두 칸을 한 번에 확인할 수 있는지 봅니다. 묶이지 않으면 두 곳에 긋습니다.
밖으로 나가는 칸이 하나도 없다면, 칸마다 확인을 넣기보다 쌓인 결과를 요일을 정해 한 번씩 훑어보는 편이 현실적입니다.

어떤 도구에서 확인 단계를 어떻게 만드는지는 도구마다 이름과 위치가 다릅니다. 종이 위에 선이 먼저 그어져 있으면, 도구 안에서 무엇을 찾아야 하는지가 분명해집니다.

자동화는 한 번 연결하면, 멈춤 조건이 없는 한 잘못된 상태에서도 계속 실행됩니다. 연결하기 전에 선 하나를 먼저 그어 두면, 틀린 날에도 그 선 앞에서 멈춥니다.

오늘 해보실 것은 하나입니다.

자동화하고 싶은 업무 하나를 다섯 칸으로 적고, 되돌리기 가장 비싼 칸 앞에 선 하나 긋기.

선이 어디 그어졌는지 보면, 그 자동화에서 사람이 맡을 일이 무엇인지도 같이 보입니다.